Selamat

Kamis, 05 Agustus 2021

08 Juli 2021|19:12 WIB

Siasat Layanan Adminduk Masa Pagebluk

Pandemi covid-19 menjadi momentum tepat untuk memperkuat layanan administrasi kependudukan digital
ImagePetugas mengambil rekaman siris mata saat perekaman e-KTP di Kanto r Catatan Sipil Kota Banda Aceh, Aceh, Kamis (10/6/2021). ANTARAFOTO/Syifa Yulinnas

JAKARTA – Siang itu, empat warga berbaris di depan pintu masuk Kelurahan Palmerah, Jakarta. Amplop folio cokelat mengisi genggaman mereka.

Orang di urutan pertama bercakap dengan petugas di hadapannya. Jarak keduanya dibatasi sebuah meja dengan tiga boks kardus di atasnya.

Percakapan berlangsung singkat. Orang itu undur diri usai memasukkan amplopnya ke salah satu boks yang menganga.Hal serupa dilakukan orang di urutan kedua, ketiga, dan keempat. Alhasil, antrean pendek itu surut tak sampai lima menit. 

Setiap boks di meja tersebut diberi penanda: pelayanan kelurahan, dukcapil, dan PTSP. Di sisi kiri meja, bertengger dua boks lain di atas kursi lipat. Masing-masing diberi penanda ‘boks pengambilan’ dan ‘berkas tidak lengkap’.

Sama dengan ketiga boks lain, dua boks itu pun berisi sejumlah amplop folio cokelat. Bedanya, boks di atas meja berisi amplop milik warga yang baru diserahkan. Sementara, boks di atas kursi berisi amplop-amplop yang menunggu dijemput pemiliknya.

Kepala Pelayanan Kependudukan Kelurahan Palmerah, Umar Sahid menjelaskan, boks-boks itu adalah manifestasi pelayanan dropbox .

Wadah ini digunakan menggantikan sistem tatap muka sejak Maret 2020. Pengajuan dokumen dilakukan dengan menaruh berkas dalam amplop ke salah satu boks, disertai nomor kontak pemiliknya.

Mereka para pengaju, akan diberitahu melalui WhatsApp atau telepon langsung jika dokumen yang diajukan sudah beres dan dapat diambil. Masyarakat juga bisa diminta mengambil kembali berkasnya jika belum lengkap. 

Diakui Umar cara ini efektif mengurangi risiko penularan covid-19 tanpa menghentikan layanan mengurus administrasi kependudukan (adminduk). Seperti diketahui, belakangan ini cukup banyak pemberitaan penutupan sementara kantor kelurahan akibat ada pegawai tertular covid-19.

“Walaupun melalui dropbox, tidak tatap muka, kami akan selesaikan hari itu juga kalau memang (berkasnya) sudah lengkap ya. Kalau belum lengkap, hari itu juga dihubungi. Jadi kalau bisa hari itu diambil,” ujar Umar kepada Validnews di kantornya, Rabu (7/7).

Pelayanan dropbox ini pun membuat kantor Kelurahan Palmerah seolah sepi. Tidak ada lagi kepadatan antrean.

Padahal, menurut Umarsaban harinya jumlah warga yang mengurus dokumen adminduk tetap sama dengan sebelum masa pagebluk. Rata-rata seratus orang per hari.


Alpukat Betawi
S
istem dropbox ini memang belum bisa disebut digitalisasi. Warga  masih harus menyerahkan berkas dalam bentuk fisik kepada kantor kelurahan. Akan tetapi, konsultasi dan informasi koreksi berkas sudah bisa disampaikan tanpa tatap muka, melalui kemajuan teknologi informasi.

Orang-orang yang memilih cara tersebut umumnya dianggap belum digital savvy, atau akrab dengan dunia digital. Salah satunya adalah kalangan warga sepuh atau lansia.

Umar menuturkan, warga Ibu Kota sebenarnya sudah bisa mengurus adminduk secara daring melalui aplikasi Alpukat Betawi sejak awal tahun lalu. Nama aplikasi ini merupakan akronim dari Akses Langsung Pelayanan Dokumen Kependudukan Cepat dan Akurat. 

Dari sekitar seratus orang yang mengurus dokumen kependudukan dalam sehari, sebagian sudah menggunakan aplikasi tersebut. Sistem ini pun mendukung penerapan pembatasan kapasitas 30% yang bekerja dari kantor (work from office).

Pengguna Alpukat Betawi lambat laun meningkat selama berjalan satu setengah tahun. Warga bukan hanya dapat meminimalkan kedatangannya ke kelurahan secara fisik, tetapi juga dapat memantau proses pelayanan yang sedang diajukannya

Mulai dari layanan KTP elektronik, Kartu Identitas Anak (KIA), akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian, hingga permohonan pindah dan kedatangan.

Lagipula, kecuali KTP elektronik dan KIA, semua dokumen ini bisa dicetak secara mandiri.

“Kalau masyarakat mau sebenarnya enggak perlu datang ke kelurahan. Sudah bisa akses dari rumah melalui Alpukat Betawi, sudah bisa cetak sendiri. Kalau KTP elektronik memang fisiknya masih di kelurahan. Karena belum pakai kertas, masih pakai kartu, termasuk KIA,” ujar Umar.

Keterbatasan Infrastruktur
Suatu kebetulan pandemi melanda tak lama berselang sejak aplikasi ini diluncurkan sekitar Januari–Februari 2020. Pembatasan tatap muka dinilai telah mendorong warga untuk terbiasa mengurus dokumen kependudukan secara daring.

Umar mengklaim digitalisasi layanan adminduk itu sudah didukung para pegawai yang mumpuni dalam mengoperasikannya. Mereka sempat menerima bimbingan teknis selama dua hari.

Pada saat ini, satu-satunya kendala adalah sambungan internet yang kurang stabil. Tidak jarang anak buahnya terpaksa lembur karena sambungan internet baru normal kembali di atas jam kerja mereka.

Hal ini terang menghambat pekerjaan. Padahal mereka dituntut menyelesaikan dokumen adminduk paling lambat 1x24 jam sejak berkas diserahkan. 

“Supaya besok itu enggak ada pekerjaan lagi. Maksudnya pekerjaan besok ya besok. Jangan sampai menunggak yang hari ini. Hari ini harus diselesaikan, besok harus ada pelayanan lagi. Namanya pelayanan masyarakat kan enggak ada putusnya,” kata dia.

Keterbatasan dalam mengupayakan digitalisasi layanan adminduk juga dihadapi kantor kelurahan lain, semisal Kelurahan Sudimara Timur, Tangerang, Banten.

Lurah Sudimara Timur, Kaharudin Yunus mengakui jika modal infrastruktur pendukung digitalisasi menjadi kendala utama. 

Padahal selama ini para petugas dukcapilnya sudah sering mengikuti pelatihan digitalisasi hingga dinilainya sudah mahir. Alhasil, semua proses masih dilakukan secara manual tatap muka, termasuk di masa pandemi ini.

“Makanya walaupun kerja dibatasi, kami termasuk layanan yang masuk 100%. Kami harus memberi pelayanan publik dengan baik. Karena misal ada warga membutuhkan, tapi kami tidak ada, kan bisa menghambat,” cerita Kaharudin kepada Validnews, Selasa (6/7).

Mau tak mau, ia mesti mengakali skema pelayanan yang minim risiko penularan covid-19. Misalnya, dengan membatasi layanan pada surat-surat perizinan saja. Pelayanan adminduk diarahkan ke dukcapil tingkat kecamatan yang sudah menerapkan daring.

Menurut Kaharudin, keterbatasan pemahaman dalam menggunakan layanan digital justru dialami warga. Banyak warga masih gagap teknologi alias gaptek.

Biasanya ini diketahui saat mengarahkan warga mengurus dokumen kependudukan secara daring ke kecamatan.

“Ada juga warga yang gaptek. Jadi kami tetap layani, tidak mungkin dibiarkan. Kami akan memproses secara online ke ke kecamatan atau dinas dukcapil,” imbuh dia.

Kepala Seksi Pemerintahan Kecamatan Dramaga Kabupaten Bogor, Subhi, punya persepsi sama. Proses digitalisasi layanan adminduk perlu menyesuaikan pengetahuan digital warga. Boleh jadi cara yang digunakan berbeda-beda. 

“Kalau kami menyesuaikan dengan permohonan warganya. Misalnya, orang yang mengerti email kami email, (dokumen) lewat digital format PDF, biar bisa dicetak. Kalau yang enggak mengerti, email-nya dikirim ke desa,” kata Subhi kepada Validnews, Senin (5/7).

Di balai desa, warga yang ingin mengurus dokumen kependudukan dikumpulkan dengan membawa berkas lengkap. Ini diklaim sebagai cara ‘menjemput bola’ .Warga tidak perlu datang ke kantor desa ataupun kecamatan.

Sistem tersebut sebenarnya baru dimulai sejak penerapan PPKM Darurat hingga 13 Juli nanti. Warga boleh kembali mengurus langsung tatap muka ke kecamatan setelah tanggal itu. Syaratnya, memiliki hasil tes swab negatif satu hari sebelumnya. 

Subhan memahami pandemi menjadi momentum tepat memperkuat sosialisasi layanan adminduk digital.

Makanya, pemahaman dan ketertarikan warga diharapkan dapat terus meningkat sehingga SDM dan infrastruktur digital yang sudah siap di kantor kecamatan bisa dimanfaatkan sepenuhnya.

“SDM juga kami merekrut yang paham IT dan melek digital. Minimal sarjana. Jadi kalau kami kayaknya sudah siap. Apalagi dengan pandemi ini, semuanya juga perlu inovasi agar tidak bertemu langsung dengan orang,” urainya.

Bimtek SDM
Soal kepiawaian berteknologi, Analis Kebijakan Muda Kedeputian Bidang Pelayanan Publik Kemenpan RB, Dede Kohar mengatakan, pengembangan sumber daya manusia layanan publik rutin digelar melalui bimbingan teknis (bimtek) masing-masing instansi vertikalnya.

Khusus bidang pelayanan adminduk, misalnya, bimtek dilakukan instansi di bawah Kemendagri. Biasanya tidak perlu semua aparatur mengikuti. Tetapi beberapa yang terlibat ini diberi tugas untuk ‘menulari’ keahlian IT dan menggunakan teknologi terbaru.

“Jadi intinya siapa pun yang ada di situ bisa melaksanakan tugas dan fungsinya. Jadi tidak harus orang (yang dilatih) itu nantinya. Yang dibentuk itu bukan personelnya, tetapi sistemnya. Siapa pun yang di situ melaksankan,” ujarnya kepada Validnews, Minggu (4/7).

Cara lain meningkatkan kapasitas SDM, lanjut Kohar, juga bisa dilakukan dengan merekrut calon-calon pegawai yang sudah mahir IT. Umumnya dari kelompok usia muda. Mereka akan diminta mengajarkan kemampuannya kepada para pegawai usia senior.

Dia mengingatkan bahwa ada empat tolok ukur pelayanan publik dapat berjalan baik. Pertama, instansi telah menyusun standar pelayanan (SP) dengan melibatkan antara lain tokoh masyarakat, akademisi, dan pengguna pelayanan itu sendiri.

Kemudian telah membuat maklumat pelayanan yang menyanggupi memberi pelayanan dengan baik, dan bila memberi pelayanan dengan baik akan menerima sanksi sesuai peraturan perundangan-undangan.

“Ketiga adalah melaksanakan Forum Komunikasi Publik yaitu pembahasan segala aspek pelayanan dengan masyarakat, akademisi. Hasil pembahasan tersebut harus dibuatkan berita acara ‘kesepakatan’,” ungkap Kohar.

Sementara yang terakhir adalah membuat laporan Survei Kepuasan Masyarakat (SKM) minimal satu tahun sekali, enam bulan sekali, atau tiga bulan sekali. Semakin banyak seri laporannya akan lebih baik.

Tindak lanjut laporan SKM pun harus ditindaklanjuti. Ini diatur dalam Permenpan RB Nomor 17 tahun 2017 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Penyelenggara Pelayanan Publik.

Keandalan Sistem
Namun, migrasi sistem layanan publik dari manual ke digitalisasi bukan melulu soal keterampilan SDM. Anggota Ombudsman RI, Indraza Marzuki Rais, juga mengingatkan perlunya keandalan sistem yang digunakan untuk menjamin data terintegrasi dan sinkron.

Dia menjelaskan, selama ini ketidaksesuaian data kependudukan antara satu instansi dengan yang lain menjadi salah satu masalah menahun. Akibatnya, muncul efek domino seperti pada penyaluran bansos dan jaminan kesehatan.

“Bayangkan, ada laporan masyarakat, satu keluarga ternyata terpisah Kartu Keluarga-nya (KK). Jadi data KK si ibu, bapak, dan anaknya dua orang ada di dua KK. Jadi ada dua KK dengan alamat yang sama,” tutur Indraza kepada Validnews, Senin (5/7).

Digitalisasi layanan adminduk dinilainya sulit berjalan optimal tanpa perbaikan pengelolaan data kependudukan.

Padahal, pengelolaan data yang baik dapat mengefisienkan kerja pemerintah. Data ini pun bisa dipakai untuk membaca kondisi masyarakat secara utuh dan riil.

“Membuat perencanaan pembangunan atau pelaksanaan pelayanan publik pada masyarakat itu juga akan lebih bagus. Dibandingkan sekarang yang jangankan memberi pelayanan, untuk datanya saja masih berantakan. Melayaninya belum selesai, masukkan datanya saja sudah salah,” ucapnya.

Sementara sistem pengelolaan data belum benar-benar andal, Indraza berharap masyarakat dapat lebih disadarkan untuk berhati-hati.

Warga bukan hanya diajari soal kehati-hatian menyimpan data kependudukan, tetapi juga saat memperoleh data tersebut.

Ketika memperoleh KTP elektronik, misalnya, masyarakat harus memastikan kesesuaian NIK-nya dengan yang ada di KK. Jadi kesalahan yang terjadi bisa langsung dikoreksi saat itu juga sehingga tidak menimbulkan efek domino di kemudian hari.

“Kalau dapat kan semua orang bisa dapat. Orang sudah dapat KTP, enggak dicek, ternyata berbeda dengan KK. Masyarakat sendiri harus memastikan bahwa data mereka aman, valid, dan benar. Harus ada kesadaran untuk itu. Jadi bukan saja kesadaran menerima,” pungkasnya.

Login atau Register untuk komentar.

ARTIKEL LAINNYA